Le fast close ou comment réduire ses délais de clôture des comptes

1 – Internaliser la fonction comptable (si possible)

Le plus simple pour réduire les délais est la maîtrise en interne. Sans responsable comptable, il sera d’autant plus difficile d’imposer votre volonté de réduire les délais à votre cabinet comptable.

Cependant, même en l’absence d’un service interne, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre cabinet comptable pour mettre en place une nouvelle organisation (régularité dans la transmission des pièces justificatives, point trimestriel sur la situation comptable…), indispensable à la maîtrise de vos délais.

2 – Se fixer un objectif porté par le chef d’entreprise

Pour que la réduction du délai de clôture soit réellement perçue comme une priorité, il importe que cette volonté vienne du chef d’entreprise.

Mieux vaut également donner un objectif atteignable : passer de 90 jours à 15 jours est peut-être un peu ambitieux. A moins d’avoir fait évoluer le service comptable et les systèmes d’information dans l’entreprise, un objectif trop ambitieux risque de démotiver ou angoisser vos équipes. Mieux vaut se fixer une réduction progressive des délais d’année en année jusqu’à atteindre l’objectif cible.

3 – Identifier les éléments de clôture spécifiques à l’entreprise

Il faut recenser l’ensemble des éléments ayant un impact sur l’année écoulée : Factures fournisseurs non parvenues (cas des contrats de prestations, par exemple, où les factures arrivent souvent très tard), évaluation du stock (passe par un inventaire physique qui devra être organisé au plus proche de la date de clôture), provisions (ex : % retour clients, écart de change, litiges), inventaire des actifs corporels, bonus annuel, royalties dues, taxes/impôts à payer…

Chaque entreprise a ses spécificités. Il faut lister les éléments spécifiques qui impactent les comptes de fin d’année de votre entité. Cela peut se faire avec l’aide de votre expert-comptable sur la base de l’historique de vos comptes.

4 – Adopter un planning précis et identifier les interlocuteurs clés.

Un rétroplanning doit être établi pour chaque étape du processus de clôture permettant de répondre aux questions : Quoi ? Quand ? Qui ? Comment? Combien?

Pour chaque élément du processus d’arrêté des comptes, on détermine la personne la plus à même de donner l’information dans les temps. Outre les équipes comptables, l’idée est de mobiliser en interne les interlocuteurs capables de faire remonter les bonnes informations.

5 – Anticiper et mettre en place un suivi régulier

Une personne doit être nommée responsable du bon déroulement de la clôture avec notamment la responsabilité du suivi du planning et l’organisation de réunions d’avancement.

Dans tous les cas, il ne s’agit pas d’attendre le 1^er janvier N+1 pour s’en préoccuper.  De nombreux aspects peuvent être anticipés avant la fin de l’année. Par exemple, des litiges ou des évènements exceptionnels dont vous avez connaissance avant la fin d’année doivent être analysés pour déterminer comment on les traitera comptablement au moment de la clôture.

De même, il est conseillé de réaliser des arrêtés des comptes intermédiaires (mensuels, trimestriels ou semestriels) afin de banaliser l’opération et de faciliter la clôture annuelle : en effet, les clôtures intermédiaires ont l’avantage de balayer et de régulariser toutes les opérations comptables en amont.

6 – Accepter les estimations

Ce qui importe c’est que le bilan soit juste au millier près, pas forcément au centime. Vous n’avez pas besoin d’attendre de recevoir toutes les factures qui se rapportent à l’exercice précédent. Lorsque cela est nécessaire et pertinent, on peut passer par des estimations. S’il manque une facture de téléphone, d’électricité, de loyer ou d’honoraires, on peut s’appuyer sur le montant du contrat ou de la dernière facture pour comptabiliser la charge.

Une estimation peut ainsi faire gagner beaucoup de temps sans mettre en péril la fiabilité des comptes.

7 – Automatiser / structurer

Pour permettre de réduire les délais de clôture sans accroître les ressources ou y consacrer trop de temps, il faut prendre en considération 3 aspects :

• Avoir un système d’information performant adapté aux besoins de l’entreprise.
• Être structuré et organisé : cela passe par la mise en oeuvre de process et la rédaction de procédures internes.
• Automatiser les tâches récurrentes : Cela peut passer, par exemple, par la création de masques de saisie, la mise en place de fichiers d’import vers le logiciel comptable…